IT Friese Meren

Computeronderhoud - Telefonie - Microsoft 365 - Online Backup - Werkplek Beheer - Nextcloud

Huite Jan Hak

/

Hoe voorkom je dat jouw e-mails in de spamfilter belanden?

Heb je ooit een e-mail gestuurd die nooit is aangekomen bij de ontvanger? Misschien heb je zelfs al een paar keer gecontroleerd of het e-mailadres wel klopt, maar nog steeds geen reactie. Het kan zijn dat jouw e-mail in de spamfilter is beland. Zelfs met onze Microsoft 365 oplossing. Maar waarom gebeurt dit en hoe kun je dit voorkomen?

De meest voorkomende oorzaken

Bij sommige van onze klanten merken we dat verzonden e-mails niet aankomen bij de ontvanger. De meest voorkomende oorzaak is de inhoud van de e-mail zelf. Hier zijn een paar dingen die je kunt controleren:

  • Meerdere afbeeldingen in de handtekening
  • Verschillende lettertypes en lettergroottes
  • Links in de handtekening naar externe websites die niet gelieerd zijn aan de domeinnaam van de afzender

Tips om e-mails effectief te versturen

Hier zijn een paar tips om te voorkomen dat jouw e-mails in de spamfilter belanden:

  • Gebruik een duidelijke en relevante onderwerpregel. Vermijd onderwerpregels die misleidend of te commercieel zijn.
  • Gebruik geen hoofdletters in je onderwerpregel.
  • Adresseer de persoon bij hun voornaam. Je moet weten wie je e-mailt, dus gebruik hun voornaam in de inhoud van de boodschap.
  • Zorg ervoor dat de inhoud van je e-mail duidelijk en relevant is. Vermijd het gebruik van te veel afbeeldingen en links.
  • Verminder het aantal afbeeldingen in je e-mailhandtekening. Als je veel afbeeldingen hebt, probeer er een paar te verwijderen.
  • Gebruik geen Word om professionele HTML-e-mailhandtekeningen te genereren. Word produceert zijn eigen slechte HTML-code die al snel als spam wordt gemarkeerd.
  • Gebruik een simpele professionele e-mailhandtekening. Vermijd het gebruik van te veel lettertypes en lettergroottes en afbeeldingen.
  • Stuur alleen naar een paar e-mailontvangers tegelijk.
    • Gebruik software zoals MailChimp of Campaign Monitor om grote hoeveelheden e-mails te sturen en vermijd dat jouw e-mails van je eigen domein naar junkmail worden gestuurd.
  • Gebruik lettergroottes tussen 10px en 14px. Grote lettergroottes kunnen als onprofessioneel worden gezien.
  • Beperk je tot links naar je website, e-mail, afbeeldingen en social media-icoontjes. Vermijd links naar websites die niet gelieerd zijn aan je domeinnaam.

Conclusie

We kunnen niet garanderen dat alle e-mails met onze HTML-e-mailhandtekeningen door spamfilters zullen komen, omdat er te veel variabelen zijn die gebruikers zelf bijdragen, zoals onderwerp, inhoud en geblokkeerde domeinen. We hebben echter alles gedaan om ervoor te zorgen dat de HTML in onze e-mailhandtekeningen effectief is. Door deze tips te volgen, kun je de kans verkleinen dat jouw e-mails in de spamfilter belanden.

Wil je hier nog meer over lezen?

Gebruik eens de AI-gestuurde zoekmachine Perplexity en vraag wat je kunt doen om ervoor te zorgen dat jouw e-mail niet in een spamfilter belandt.; Ik heb al een zoekopdracht voor je geformuleerd

p.s.

Neem je nog geen diensten bij ons af? Het is tijd om jouw e-mailomgeving te optimaliseren en te zorgen dat jouw berichten bij de ontvanger aankomen. Maar weet je zeker dat jouw SPF, DKIM en DMARC records goed zijn ingericht? Een kleine fout kan grote gevolgen hebben.

Je kunt kijken of je SPF records aanwezig zijn en valide zijn via deze website*

Je kunt kijken of er DMARC records aanwezig zijn en valide zijn via deze website*

Gebruik de Mail Header Analyzer van Microsoft om te achterhalen waarom een ontvangen bericht in de spambox is beland.*

Gebruik de tool van dkimvalidator.com om te kijken of jouw mail configuratie werkt.*

*Let op: Deze tools geven zeer technische resultaten die voor niet-IT’ers moeilijk te begrijpen kunnen zijn. De output bevat gespecialiseerde termen en complexe gegevens die expertise vereisen om correct te interpreteren.

Geen zorgen! Onze experts staan klaar om:

  • De resultaten voor u te analyseren
  • De betekenis in begrijpelijke taal uit te leggen
  • Concrete aanbevelingen te doen voor het verbeteren van uw e-mailconfiguratie

Wij nemen de technische complexiteit voor onze rekening, zodat u zich kunt focussen op uw werk. Neem gerust contact met ons op voor hulp bij het interpreteren van deze resultaten of het optimaliseren van uw e-mailconfiguratie..

Laat ons jou helpen om jouw e-mailomgeving te verbeteren en jouw online aanwezigheid te versterken. Onze experts staan klaar om jou te ondersteunen en te zorgen dat jouw e-mails effectief worden verstuurd.

Neem contact met ons op en ontdek hoe wij jou kunnen helpen om:

  • Jouw SPF, DKIM en DMARC records te optimaliseren
  • Jouw e-mailomgeving te verbeteren
  • Jouw online aanwezigheid te versterken

Wacht niet langer en neem vandaag nog contact met ons op. We kijken ernaar uit om jou te helpen.

Ik helpt jou graag bij het verbeteren van jullie e-mailomgeving.

Deze blog is geschreven door Huite Jan

Nog meer lezen?

Kijk hier onder voor onze laatste blog’s

/

IT Migratie en Installatie? Wij Regelen Het! 

Onlangs hebben we bij Bruinsma Advocaten in Lemmer een glasvezel verbinding mogen opleveren, alle netwerk apparatuur vernieuwd, een nieuwe Wi-Fi netwerk aangelegd en alle bekabeling doorgemeten. 📈

Hoe hebben we dit gedaan zonder dat ze een dag hebben moeten stilzitten? 🤔

1️⃣ We hebben alle stappen zorgvuldig gepland en gefaseerd uitgevoerd.
2️⃣ We hebben een tijdelijke oplossing ingesteld om ervoor te zorgen dat ze altijd online konden blijven.
3️⃣ We hebben alle apparatuur en bekabeling getest om ervoor te zorgen dat alles naar behoren werkte.

Wat betekent dit voor jouw onderneming? 🤝

Geen verstoring van je dagelijkse activiteiten
Een snellere en veiligere internetverbinding
Een betere en efficiëntere IT-infrastructuur
Ben jij klaar om je IT-migratie en installatie te laten regelen door professionals? 📈

Neem contact met ons op om te bespreken hoe we jouw onderneming kunnen helpen met een soepele IT-migratie en installatie. 📲

/

Probleemoplossing voor Siemens Gigaset DECT (interferentie) Basisstations en Handsets

Samenvatting

In dit artikel beschrijven we het probleemoplossingsproces voor de Siemens Gigaset DECT basisstations en handsets van een klant. Het probleem betrof wisselende verbindingskwaliteit en het niet rinkelen van sommige handsets bij inkomende oproepen. We hebben verschillende stappen ondernomen om het probleem te onderzoeken, waaronder het updaten van firmware, het uitschakelen van informatiediensten en het monitoren van het RF-spectrum. Uiteindelijk ontdekten we dat de twee basisstations te dicht bij elkaar stonden, wat interferentie veroorzaakte. We raden aan om een DECT Multi-Cell oplossing, zoals een Gigaset N870 basisstation, te gebruiken om soortgelijke problemen in de toekomst te voorkomen.

Probleembeschrijving

Bij een klant die twee Siemens Gigaset DECT basisstations (N510 IP Pro) met elk 4 VoIP-kanalen en 8 DECT-handsets (SL750H Pro en SL800H Pro) gebruikt, traden er problemen op met de verbindingskwaliteit. Dit soort problemen wordt vaak veroorzaakt door VoIP-verkeer op het netwerk of codec-problemen, zoals pakketverlies, verkeerde QoS-instellingen of andere netwerkconfiguratiefouten die een negatieve invloed hebben op VoIP/SIP/RTP-verkeer.

Daarnaast gebeurde het soms dat een of meer handsets niet rinkelen bij een inkomende oproep.

Eerdere Pogingen om het Probleem op te Lossen

Netwerkproblemen werden uitgesloten door de VoIP-prioriteit (QoS) in de lokale router te controleren en de netwerkconnectiviteit (zakelijk glasvezelinternet) vanaf de WAN- en LAN-zijde te monitoren. Ook werden verschillende VoIP-codecs gebruikt, maar dit resulteerde telkens in dezelfde wisselende interferentie. Een basisstation was al vervangen omdat het andere problemen veroorzaakte (het basisstation startte af en toe opnieuw op).

Onderzoek op Locatie

We begonnen met het updaten van de firmware op alle handsets; 3 van de 8 handsets gebruikten niet de nieuwste firmware. Vervolgens schakelden we alle informatiediensten en “tickers” op het scherm uit om ervoor te zorgen dat de DECT-kanalen niet werden gebruikt voor onnodig dataverkeer (zoals weersinformatie), wat de VoIP-verkeer zou kunnen hinderen.

Na de update verzamelden we alle telefoons voor enkele tests.

We begonnen met het monitoren van het RF-spectrum binnen het DECT RF-bereik (1880-1900MHz EU-bereik). Het spectrum zag er schoon en ongebruikt uit, zonder in-band interferentie.

Spectrum waar alle 10 DECT kanalen actief zijn geweest

Spectrum met 3 actieve kanalen

We konden het probleem reproduceren door de VoIP-lijn van de klant te bellen (alle acht telefoons begonnen te rinkelen), deze oproep op te nemen (tot nu toe geen problemen), en vervolgens een tweede inkomende oproep op te zetten. Zodra de tweede oproep werd opgezet op een andere telefoon, hoorde de eerste beller een hard geluid, een ruis (vergelijkbaar met “purple noise”). De persoon die de eerste oproep aannam, hoorde echter geen interferentie. Dit suggereert dat de ontvanger van het DECT-signaal (het basisstation) iets doet met de audio/DECT-decodering, wat de vervormde audio veroorzaakt.

Oplossing

Omdat we geen probleem in het RF-spectrum konden vinden en een VoIP/netwerkprobleem al was uitgesloten, keken we naar de fysieke opstelling van beide basisstations. Ze stonden op een metalen netwerk kast, minder dan 30 cm van elkaar verwijderd.

Om RF-interferentie veroorzaakt door de basisstations zelf uit te sluiten, verplaatsten we een basisstation naar een andere locatie in het gebouw (meer dan 7 meter van de oorspronkelijke plaats). Na het verplaatsen van het basisstation herhaalden we dezelfde procedure door twee oproepen op te zetten en het probleem te proberen reproduceren. Het probleem was verdwenen en we konden geen problemen meer reproduceren.

Conclusie

De les die we uit deze ervaring hebben getrokken, is dat we niet twee basisstations dicht bij elkaar moeten plaatsen. Een betere oplossing is het gebruik van een DECT Multi-Cell oplossing zoals een Gigaset N870 basisstation. Met de Multi-Cell oplossing kunnen alle telefoons aan één basisstation worden gekoppeld en zijn er voldoende VoIP- en DECT-kanalen beschikbaar om alle 8 telefoons tegelijkertijd van een VoIP-lijn en DECT-kanaal te voorzien.

Aanvullende Opmerkingen

Na het voltooien van de tests zagen we iets op het RF spectrum dat we ter plaatse niet konden verklaren, maar gelukkig geen interferentie veroorzaakte met DECT-verkeer.

Update 1 (2022/12/15)

Een van onze lezers merkte op dat, in tegenstelling tot de N510, de N870 wel een aanbeveling voor installatie bevat, inclusief de afstand tussen twee DECT-basisstations. Dit wordt vermeld in een apart technisch document genaamd: “N870 IP PRO Multicell System Site Planning and Measurement Guide”. Helaas is deze cruciale informatie niet te vinden in de installatiehandleiding van de N870 of de N510.

Belangrijke Links

DECT – RF – Interferentie – Storing – twee basisstations op dezelfde locatie – Siemens Gigaset – N510 IP Pro – SL750H – SL800H Pro – Siglent SSA3021X Plus